Arbeiten Sie schon nach 5A oder wursteln Sie noch?

Arbeiten Sie schon nach 5A oder wursteln Sie noch?

Heute gibt‘ s mal was aus der organisatorischen Ecke.
Die japanische 5S-Methode bildet sozusagen die geistige Mutter dieser Transkription, mit der jeder Arbeitsplatz in 5 Steps angenehmer und effizienter gestalten werden kann.
Kling das verlockend genug? Das können auch Sie!

Was braucht‘s?

Sie benötigen rund einen Nachmittag Ihrer Lebenszeit und den festen Willen zur Veränderung – wenigstens am Arbeitsplatz. Das müsste doch gehen – oder?

Wie läuft‘s ab?

Die Methode durchläuft insgesamt 5 Steps:

    • Step1 – Aussortieren
      Hand auf’s Herz – welche Ihrer Arbeitsutensilien und Unterlagen an Ihrem Arbeitsplatz benötigen Sie wirklich tagtäglich? Alles, was Sie nicht regelmäßig nutzen, nimmt nicht nur Platz weg, sondern lenkt Sie auch erfolgreich ab.
      Daher: „Misten“ Sie konsequent aus!
      Angesammeltes Papier, alte Unterlagen, Hängeordner, Stifte, … Vernachlässigen Sie bitte auch die Ablagekörbe nicht – Misten Sie einfach konsequent alles aus!
    • Step 2 –  Arbeitsplatz säubern; nur die wirklich benötigten Dinge wieder einräumen
      Sind der Schreibtisch, alle Container und Ablageschränke ordentlich ausgemistet? Dann geht es ans „Großreinemachen“. Räumen Sie anschließend nur tatsächlich benötigtes wieder ein. Dabei können Sie zeitgleich den nächsten Step integrieren.
    • Step 3 –  Arbeitsmittel ergonomisch positionieren
      Rücken Sie Relevantes in den Fokus! Das können ToDo-Listen, Checklisten, Visitenkarten, Verzeichnisse, … sein. Stellen Sie benötigte Ordner in Griffnähe auf (Was liegt, ist tot!). Gestalten Sie kurze Wege zum Drucker und Fax. Positionieren Sie das Telefon typgerecht. Für Rechtshänder – links. Ihre linke Hand hält das Telefon, die rechte wählt. Eventuell ist ein Headset (Bluetooth) ausgesprochen entlastend.
    • Step 4 –  Anordnungen zur persönlichen Standard machen
      Fragen wie: „Wo ist der Marker noch mal und wo der Hefter?“ stellen sich nicht mehr. Legen Sie einen passenden Ort dafür fest, machen Sie die Anordnung zu Ihrem Standard – und die leidige Sucherei findet ein jähes Ende.
      Erwägen Sie Ausweitung des Aktionsfeldes. Involvieren Sie Partner oder Kollegen. Formulieren Sie Regeln und Verantwortlichkeiten für gemeinsam genutzte Arbeitsbereiche.
  • Step 5: – Alle Steps konsequent umsetzen und kontinuierlich optimieren
    Herzlichen Glückwunsch!
    Wenn Sie bei diesem Step angelangt sind, werden Sie vermutlich eine deutliche persönliche Entlastung wahrnehmen können. Das ist die verdiente Belohnung für Ihr Engagement. Dieser Step soll Sie lediglich dabei unterstützen, in alte Strukturen zu verfallen.

Und wenn doch?
Die Lösung ist ebenso einfach wie pragmatisch – Sie starten wieder mit Step 1.

Investieren Sie in Ihren strukturierten Arbeitsplatz – es lohnt sich für Sie.

Unser Steinbeiser – BMI – Tipp:
Download
der Grafik, ausdrucken und für Sie sichtbar positionieren.

Wir – als Steinbeis-Transfer-Institut for Business Management and Innovation –
begleiten und unterstützen Sie auf Augenhöhe.

Mit herzlichem Gruß,
Ihr Steinbeis BMI Team
Wiltraud & Wolfgang Natzke
[ der Mensch macht’s! ] – speziell im der Organisation

Bildquelle: pixabay.com/ Register

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