Meetings – die „never ending story“? – Teil 2

Der einstige Running Gag „Wo finde ich Führungskräfte, wenn ich sie suche? Im Meeting!“ hat leider wenig an Aktualität verloren. Gerade in „schwierigen Zeiten“, wo sich Märkte rasant verändern, passende Fachkräfte schwer zu bekommen sind, … sind Meetings angesagter den je.

Im letzten Blogbeitrag hatte ich ja über eine Studie berichtet, in der mehr als 67 Prozent der befragten Führungskräfte Meetings, an denen sie teilgenommen haben,  als unproduktiv empfunden haben. Und das bei einer jährlichen Investitionssumme von über 37 Milliarden Dollar in Meetings!

Gelegentlich versteht ein Protagonist den Anlass eines Meetings grundlegend falsch. Er sieht eine Chance zur erfolgreichen Selbstdarstellung und nutzt das Meeting als willkommene Bühne.  Meetings erheben aber nicht den Anspruch einer One-Man-Show. Ihr Zweck besteht darin, in den Dialog zu treten – Monologe sind daher hochgradig unproduktiv. Sowohl die Struktur, als auch die Organisation der „erlebten“ Meetings ermuntern Teilnehmer häufig dazu, sich gedanklich zu entfernen. 92 Prozent der Teilnehmer eines Meetings beschäftigen sich mit anderen Dingen – so das Resultat von Umfragen. Sie checken ihre E-Mails/Termine, googeln nach anderen „wichtigeren“ Dingen, oder…

Dass auf diese Weise kein effektiver Austausch unter den Teilnehmern erfolgen kann, ist ad hoc nachvollziehbar.

So gestalten Sie Meetings wirklich produktiv

  • Nur wirklich relevante Teilnehmer einladen
    Remember that time is money” sagte einst Benjamin Franklin. Das gilt für Ihre Zeit, aber auch für die Ihrer Kollegen – daher empfiehlt sich ein konsequent zeitverantwortlicher Umgang. Jeder, der in einem Meeting sitzt, möchte gern einen Beitrag leisten können. Kollegen, die sich von den TOPs der Agenda betroffen fühlen, steuern gern Perspektiven und Beiträge bei. Lösungen, Ideen und Impulse entwickeln sich besser durch die Berücksichtigung unterschiedlicher Perspektiven.
  • Strukturen helfen
    Eine Agenda schafft Transparenz  – die Kollegen wissen im Vorfeld, worum es geht. Ein angenehmer Nebeneffekt ist die Vermeidung von unstrukturiertem „Geschwafel“. Fokussierung auf das Wesentliche – ein Garant für Produktivität und Effizienz im Meeting.
  • In der Kürze liegt die Wirkung
    Es gilt: Kürzer ist besser! Bedenken Sie, die Aufmerksamkeitsfähigkeit Ihrer Kollegen – auch der Wohlwollenden – fällt nach spätestens 45 Minuten rapide ab. Ihre übrigens genauso. Daher beenden Sie Ihre Meetings stets pünktlich, das wirkt Unmut und Demotivation gezielt entgegen. Letztendlich haben Ihre Kollegen ja noch andere Aufgaben zu „stemmen“.
  • Klarheit in den Erwartungen
    Kommunizieren Sie klar, was genau Sie von einem Meeting erwarten. Formulieren Sie, welche Ziele und Erkenntnisse anzustreben sind.  Benennen Sie relevante Diskussionspunkte in der Agenda als offene Fragestellungen. Auf diese Wiese könne Sie unmittelbar in die Diskussion einsteigen. Teilnehmer profitieren am meisten von dynamisch geführten Dialogen. Sorgen Sie für absolut gleichen Informationsstand aller Teilnehmer. Eventuell ist es sinnvoll, den Sinn und die Hintergründe zu erläutern. Welche „Baustellen“ sind bekannt und wie sollen diese behoben werden?
  • Anschaulichkeit hilft
    Sorgen Sie dafür, dass sich trotz eines möglichen Jour fixe Charakters keine Lethargie entfacht. Bilder beleben immer – daher sorgen Sie für genügend Anschauungsmaterial. Bitte keine Sequenz undurchschaubaren Excel-Sheets oder death by PowerPoint. Das Betrachten des Materials soll das Erleben und Behalten der Thematik unterstützen. Je mehr Wahrnehmungskanäle Sie ansprechen, desto intensiver binden Sie die Aufmerksamkeit der Kollegen.
  • Protokollierung der Arbeit
    – Auf was wurde sich beim letzten Meeting hin verständigt?
    – Wer hatte welche geniale Idee eingebracht?
    Was nutzt Ihnen ein grandioses und produktives Meeting, wenn kurze Zeit später keiner mehr weiß, was eigentlich genau besprochen wurde. Das hart erarbeitete muss immer protokolliert werden, damit nix verlorengeht. Das darf durchaus auf einem Flip-Chart oder einem Whiteboard erfolgen. Ebenso ist eine Follow-Up Mail erlaubt, in dem die relevanten Gedanken und die weitere Vorgehensweise benannt wird.

Das sind lediglich sechs Optionen – Sie müssen ja nicht alles auf einmal umsetzten. Aber je mehr davon, desto produktiver verlaufen Ihre Meetings. Versprochen!

Wir von Steinbeis BMI meinen, dass sind Argumente, um ernsthaft über eine Revision Ihrer aktuell gelebten Meetingkultur nachzudenken!

Unser Steinbeis BMI Tipp:
Hier ein „begnadetes“ Beispiel für das Leben nach einem möglichen „death by PowerPoint“ von Don McMillan:

Wir – als Steinbeis-Transfer-Institut for Business Management and Innovation –
begleiten und unterstützen Sie gern dabei.

Mit herzlichem Gruß,
Ihr Steinbeis BMI Team
[ der Mensch macht’s! ] – gerade in Meetings

Bildquelle: pixabay.com/ Meeting

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